Kako napisati savršen mail?

Kako napisati savršen mail, prateći tradicionalna pravila ali i savremene trendove i preporuke?

Ko bi rekao da pisanje dobrog, kvalitetnog maila može biti nalik na osmišljavanje kakve biznis strategije ili godišnjeg biznis plana? Istini za volju, nekad je zaista tako, kreirati takav mail koji će biti jasan, koncizan, upečatljiv i izazvati reakciju kojoj se nadamo i koju očekujemo neretko deluje kao nuklearna fizika! Otud i ne čudi što ima mnogo konsultanata koji se bave upravo ovim delom copywriting discipine, kreiranjem savršenih prodajnih/ubeđivačkih/CTA mailova.

Ako ste se ikada našli u nedoumici kako napisati savršen mail, Time je istraživao dosta na tu temu i evo do kakvih su rezultata, u razgovorima sa brojnim komunikacionim ekspertima, došli. Tu, pritom, ne mislimo na one mailove u kojima biste tako slatko rekli sve ono što mislite, već na savršen poslovni mail upotrebljiv u gotovo svakoj situaciji.

Saveti za pisanje savršenog poslovnog maila

1. Pridržavajte se tradicionalne poslovne prakse

Kada ste u nedoumici, pridržavajte se formalnih pravila korespodencije poput Dragi/Draga, gospodine/gospođice/gospođo. Uvek koristite pravilne titule i obraćajte se drugoj osobi sa dužnim poštovanjem. Ako ništa drugo, u pitanju je stara dobro oprobana metoda sa kojom ne možete pogrešiti, prema rečima Majkla J. Meredita, profesora menadžmenta i komunikacija pri univerzitetu u Severnoj Karolini.

2. Oponašajte ton i način komunikacije druge strane

Ponovo, ako ste u nedoumici ili niste sigurni kako biste komunicirali putem maila, a vi se ugledajte na drugu stranu i njihov način i ton komunikacije. Prema rečima Danijela Kouladisa, direktora za odabir karijere i komunikaciju biznis odseka pri Džordžtaun univerziteta, u rofesionalnom okruženju je dobro analizirati drugu stranu i kontekst pa na osnovu toga prilagoditi sopstveni stil.

Prilagođavanje tona i načina komunikacije, naročito ako ste u prepisci sa pretpostavljenim, pomaže da budete (još) ozbiljnije shvaćeni kao i da vas druga strana posmatra kao sebi ravnom.

3. Budite konkretni i sažeti

Postavite kontekst vašeg maila od samog početka. Već sama prva rečenica treba da ima jasno izraženu svrhu zbog kojeg ga šaljete. To je, prema rečima Meredita, ključna stvar za uspešan savršen mail. Pored toga, trudite se da mail bude dovoljno jasan i kratak kako biste drugoj strani nedvosmisleno stavili do znanja da poštujete njeno/njegovo vreme, naročito ako znate da je u pitanju osoba sa jako gustim poslovnim rasporedom. Takođe, ako pišete pretpostavljenom ili HR službi, vrlo je obzirno biti svestan njihovog gustog rasporeda, kao i da tražite što manje informacija, kako biste tako stavili do  znanja da ste uradili dobar deo istraživanja da do istih sami dođete. U svakom slučaju, i pohvalna osobina i dobar trik za savršeno napisan poslovni mail.

4. Izgradite vezu

Bez obzira da li pišete kolegi, pretpostavljenom ili HR službi, izgradnja veze je ključna za stvaranje dobrog prvog utiska – tvrdi Meredit. Naravno, kada ste u komunikaciji sa kolegom, na primer, ako vas neko pita za sastanak, nemojte se zadržati samo na vremenu koje vam odgovara. Umesto toga, nadovežite se na prethodnu komunikaciju a koja je relevantna sa pomenutim sastankom, možda pitajte za nedavni put koji je kolega imao, prosto, opustite konverzaciju kao što biste to radili da je u pitanju prijatelj.

Sa druge strane, ako pišete osobi koju ne poznajete, pokušajte da pronađete ili uspostavite bilo kakav odnos ili vezu koju možete da nađete. Bilo da je u pitanju ista HR služba koja vas je preporučila za posao, možda ste išli u istu školu ili na fakultet, pronađite način da to pomenete u prepisci. Tokom svake profesionalne interakcije, cilj bi trebalo da pokušate da povećate šanse za uspeh na poslu i izgradnja odnosa je upravo jedan stepenik više ka tom cilju. Ljudi vole da stvaraju odnose sa ljudima koji im se dopadaju.

5. Kako pisati povratni mail

Ključna stvar u povratnom mailu jeste priprema unapred, tvrdi Kouladis. Pre nego što izađete sa sastanka ili prekinete vezu, budite sigurni da znate koje informacije druga strana treba od vas da biste išli dalje (ka uspostavljanju i nastavku saradnje). Nakon što to saznate, obavežite se da ćete poslati povratni mail do određenog roka i potrudite se da tražene informacije dostavite i pre istog. Kako Kouladis objašnjava, na taj način istovremeno dajete sebi dodanu vrednost i predstavljate se u još boljem svetlu.

A ako pokušavate da uspostavite povratnu komunikaciju sa osobom koja vam još nije odgovorila na mail, najbolje je nadovezati se na prvobitan mail i ljubazno ponoviti izvorno pitanje ili rok do kojeg vam je potreban njihov odgovor. Uz, naravno, navođenje da razumete zauzetost kao razlog za nejavljanje umesto da kritikujete zbog izostanka odgovora. Na taj način, održavate prijateljski i blagonaklon ton i komunikaciju, što je ujedno i suština svakog dobro promišljenog poslovnog maila.

Izvor: https://organvlasti.com